Pré-requis

Aucun

Public visé

Personnel administratif

Objectif(s)

- Apport de connaissances nécessaires sur les différentes organisations des services administratifs, l'organisation interne.
- Comprendre l’objectif de l’optimisation des pratiques professionnelles et la gestion du temps de travail
- Apport d’outils opérationnels pour l’efficience et la priorisation des tâches au poste occupé
- Gestion du temps : analyser ses pratiques en matière de gestion du temps
- Etablir un plan d’action pour améliorer sa gestion du temps et connaître les priorités
- Repérer les situations de travail pour une bonne utilisation de la ressource « temps »

Programme

Ouverture de la session

• Accueil des participants
• Présentation des objectifs de la formation

Quiz d’évaluation des connaissances début de session

Comprendre sa propre gestion du temps

• Identification de son mode de fonctionnement personnel et de ses impacts sur la gestion du temps
• Reconnaissance des "messages contraignants" qui influencent l'organisation

Objectif : Prendre conscience de ses habitudes et de leurs effets sur sa productivité

Les trois axes de la gestion du temps : tâche, contrainte et valeur ajoutée

• Analyser les activités sous l'angle de la tâche, de la contrainte de temps, et de la valeur ajoutée
• Évaluer le temps nécessaire plutôt que de le sous-estimer
• Découvrir les différentes "horloges" qui influencent le rythme de travail (biorythme, cycles d'énergie, etc.)
• Étudier les lois de gestion du temps (loi de Parkinson, loi de Murphy, etc.)

Objectif : Comprendre les mécanismes qui influencent la gestion du temps

Prioriser et optimiser ses tâches

• Distinguer entre priorité, importance et urgence
• Identifier les activités à haute valeur ajoutée
• Savoir dire "non" de manière efficace et respectueuse
• Développer des techniques de priorisation adaptées à son environnement professionnel

Objectif : Acquérir les grands principes de la gestion efficace du temps

Mise en pratique : Mon plan d'action personnalisé

Optimiser ses pratiques professionnelles

• Harmoniser et rationaliser l’organisation quotidienne
• Conseils pratiques pour une gestion efficace des outils de communication (téléphone, mails, internet)
• Techniques d'optimisation des réunions pour plus de productivité

Objectif : Acquérir des outils concrets pour mieux s’organiser au quotidien

Mise en pratique : Mes mangeurs de temps ?

• Repérer et neutraliser ses "voleurs de temps"

Mise en pratique : Mon plan d'action final

• Construction d’un plan d’action final pour gérer son temps et prioriser ses tâches
• Réflexion collective et partages d’expériences

Quiz d’évaluation des connaissances

Évaluation de la formation

Objectif : Évaluer le contenu de l’action, se positionner dans une démarche d’amélioration des pratiques grâce à celle-ci.

Modalités pédagogiques

Apports théoriques
PowerPoint
Études de cas, analyse des pratiques Échanges

Gestionnaire de formation

personDARLES DAVID

email darles.d@chu-toulouse.fr

call 05 61 32 43 98